FAQ zum Hinweisgeberschutz

Wofür ist die Meldestelle gedacht?

Unsere Meldestelle ist für Hinweise von Verstößen gedacht, aber auch für Versuche der Verschleierung solcher Verstöße (siehe Anwendungsbereich). Sie dient aber nicht für Beschwerden über Produkte, Dienstleistungen, Kollegen etc..

Was habe ich bei einer Meldung zu befürchten?

Sie haben gar nichts zu befürchten. Das Hinweisgebersystem darf jedoch nicht dazu verwendet werden, falsche Anschuldigungen zu machen oder absichtlich falsche Informationen zu melden. Sie haben keinerlei Nachteile zu erwarten, sofern Sie Ihren Hinweis aufgrund konkreter Anhaltspunkte abgeben haben und Sie von der Richtigkeit der weitergegebenen Informationen nach bestem Wissen und Gewissen überzeugt sind. Wir gehen den Hinweisen im Wege interner Ermittlungen nach.

Wer ist durch den Hinweisgeberschutz geschützt?

Jeder Hinweisgeber, der die Meldestelle wie beschrieben nutzt, ist geschützt. Geschützt sind aber auch Mittler, Kollegen oder Verwandte des Hinweisgebers, die ebenfalls in einer beruflichen Verbindung zum Arbeitgeber des Hinweisgebers, zu einem Kunden des Hinweisgebers oder zu einem Empfänger vom Hinweisgeber erbrachter Dienstleistungen stehen.

Wie wird mit meinen Daten umgegangen?

Alle Hinweise, die Sie über unsere internen Meldekanäle mitteilen, werden im weiteren Verlauf grundsätzlich ohne Weitergabe Ihres Namens weiterbearbeitet. In der Regel kennt nur der Beauftragte der intern benannten Meldestelle zum Hinweisgeberschutz Ihre Identität und nutzt diese, um Ihnen Rückfragen oder ein Feedback zukommen zu lassen. Ggf. müssen Ihre Daten an ermittelnde Behörden oder Stellen weitergegeben werden.

Ist eine Meldung auch anonym möglich?

Grundsätzlich ja, aber wir möchten Sie ermutigen, Ihre Hinweise der Meldestelle offen mitteilen. Alle Meldekanäle sind entsprechend in unserem QM-Handbuch beschrieben, ebenso, wie Sie anonym einen Hinweis geben können. Eine nicht-anonyme Meldung ermöglicht einen direkten Dialog mit Ihnen, um z. B. Nachfragen zu stellen, und verbessert somit die Chance, eine schnelle Lösung zu finden. Möchten Sie dennoch anonym bleiben, ergänzen Sie bitte möglichst viele Details und, sofern vorhanden, auch Unterlagen, die Ihren Verdacht stützen. Bitte bedenken Sie: Nur wenn sich hinreichend konkrete Untersuchungsansätze und Möglichkeiten der Beweisführung ergeben, kann Ihr Hinweis letztlich etwas bewirken.

Welche Informationen sollte ich angeben?

Geben Sie so viele Informationen wie möglich an. Dies reduziert Rückfragen und der Hinweis kann schnellstmöglich bearbeitet werden. Hilfreich sind u. a. Informationen über den Verstoß, wie Sie darauf aufmerksam geworden sind und etwaige Indizien/Beweise, aber auch Kontaktdaten für Rückfragen.

Bekomme ich eine Rückmeldung?

Wir bestätigen Ihnen innerhalb von 7 Tagen den Eingang Ihrer Meldung. Ferner werden wir Sie nach entsprechender Bearbeitungszeit (spätestens nach 3 Monaten) über die geplanten/ergriffenen Folgemaßnahmen informieren.

Was passiert nach einer Meldung?

Wir gehen den Hinweisen nach, sofern sie im o. g. Anwendungsbereich gehören und stichhaltig sind. Falls noch Informationen fehlen, werden wir nochmals auf Sie zukommen. Alle Angaben werden streng vertraulich behandelt und nur von Personen überprüft, die sich zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder gesetzlich zur Verschwiegenheit verpflichtet sind. Die Fairness gebietet es aber, auch die schutzwürdigen Interessen der betroffenen (etwaig „beschuldigten“) Mitarbeiter zu berücksichtigen. Wir vertrauen daher darauf, dass keine Hinweise in unehrlicher Absicht abgegeben werden.  uch ist natürlich keine Denunzierung gewünscht.

Werden meine Daten weitergegeben?

Gegebenenfalls erforderliche Sachverhaltsaufklärungen werden im Rahmen der jeweils einzuhaltenden gesetzlichen Regelungen durchgeführt, insbesondere im Einklang mit den datenschutzrechtlichen Vorgaben. Sollte die Preisgabe Ihrer Identität in Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden notwendig und verhältnismäßig sein oder in einem Verwaltungsverfahren oder einer gerichtlichen Entscheidung angeordnet werden, so setzen wir Sie hierüber vor Offenbarung in Kenntnis, es sei denn die Untersuchung oder das Gerichtsverfahren würde dadurch gefährdet.